Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang sering digunakan dalam pembuatan surat, sertifikat, amplop, undangan, serta dokumen tertentu.
Asal mula istilah mail merge adalah surat massal, sehingga berfokus dalam menciptakan surat yang memiliki banyak penerima sekaligus.
Sering kali kita menggunakan fungsi Mail Merge antara dokumen Ms.Word dengan Sumber data dari Microsoft Excel, akan tetapi tampilan format angka di Ms. Word berbeda dengan tampilan data sumber di Ms. Excel.
Contoh, sumber data di Excel sebagai berikut :
Hasil Mail Merge seperti tampilan di bawah ini, sehingga tidak sama dengan tampilan format data sumber yang ada di Ms Excel.
Agar format data sumber di Ms Excel tidak berubah saat tampil di MS Word, silahkan ikuti langkah berikut:
- Klik Menu File, lalu pilih Options, sehingga akan muncul form Word Options
- Klik Advanced, lalu scroll mouse ke bawah sampai ketemu tulisan General, kemudian lakukan Cek List (Centang) pada Kotak Opsi confirm file format convertion on open, seperti terlihat pada gambar di bawah ini
- Lalu klik Tombol OK
Selanjutnya kita koneksikan kembali :
- Klik Tab MAILINGS
- Klik Tombol Ikon Select Recipients, lalu pilih Use an Existing List
- Pilih file excel yang akan dijadikan data sumber mail merge
- Lalu klik Open, sehingga akan muncul tampilan form Confirm Data Source
- Lakukan Centang pada kotak opsi Show all, lalau pilih Ms Excel Worksheets via DDE (*.xls) seperti terlihat pada gambar di bawah ini.
- Selanjutnya klik Tombol OK, sehingga akan tampil form seperti gambar di bawah ini
- Lalu klik Tombol OK lagi
- Berikut adalah hasil tampilan Mail Merge setelah dilakukan pengaturan
- Jika muncul tampilan seperti
- Silahkan klik tombol Preview Results, untuk melihat isi seluruh data
Tag :
Office
0 Komentar untuk "Cara mengatasi format data Mail Merge di Microsoft Word yang tidak sesuai dengan data sumber di Microsoft Excel"